صورتجلسه شرکت چیست

هنگامی که یک جلسه تشکیل می‌شود چه به صورت رسمی و چه به صورت غیر رسمی در پایان جلسه باید مطلبی با عنوان صورتجلسه ارائه شود. صورتجلسه شامل تمام مواردی است که در طول جلسه درباره‌ی آن‌ها صحبت شده و تمام تصمیمات و یا تغییرات شرکت که در طول جلسه صورت گرفته است.

صورت جلسه چیست؟

صورتجلسه به نحوی باعث رسمیت بخشیدن به جلسه م

ی‌شود و علاوه بر سخنان اعضا و تصمیمات کلی جلسه مواردی همچون تاریخ جلسه، محل برگزاری جلسه، ساعت برگزاری جلسه، اصلی شرکت کننده در جلسه و موضوعات مهم جلسه درون صورتجلسه به طور کامل ثبت می‌شود. در چنین حالتی حاضران در جلسه با مطالعه صورتجلسه می‌توانند به درک بهتر و عمیق‌تری نسبت به فرایند جلسه برسند.

 

مزایا و کاربرد صورت جلسه

موارد استفاده صورت جلسه

با توجه به اینکه بیشتر جلسات با حضور افراد شاخص برگزار می‌شود لازم است که صورتجلسه از چارچوب‌های ویژه‌ای برخوردار باشد، به عنوان مثال متن صورتجلسه باید کاملا به صورت اداری باشد و جای هیچگونه ابهامی در متن صورتجلسه وجود نداشته باشد.

نوشتن صورتجلسه سبب می‌شود افراد شرکت کننده در جلسه حس تعهد بیشتری نسبت به جلسه برگزار شده داشته باشند، چرا که با تنظیم صورتجلسه تمام مطالب به صورت رسمی مکتوب می‌شود و قابل استناد هستند.

بیشترین استفاده از صورتجلسه در شرکت‌های رسمی است که در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده‌اند. این شرکت‌ها هرگونه تغییرات ایجاد شده در ساختار شرکت از جمله اطلاعات شناسایی شرکت شامل نام و آدرس، افزایش و یا کاهش سرمایه‌گذاری‌های صورت گرفته در شرکت، تقسیم دارایی‌های شرکت، انتقال سهام و غیره همگی از طریق صورتجلسه رسمی به اداره ثبت شرکت‌ها ابلاغ می‌شود.

 

انواع صورت جلسه اداری

انواع مختلف صورت جلسه

صورتجلسه‌های اداری انواع گوناگونی دارند که در ادامه به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.

۱- صورت جلسه تحویل کارگاه

در این صورتجلسه کارفرما و پیمانکار بر روی زمان تحویل کارگاه به توافق می‌رسند و پیمانکار باید در موعد مقرر اقدام به دریافت کارگاه نماید.

۲- صورتجلسه درستی نقاط نشانه و مبدا

در این صورتجلسه پیمانکار باید به هنگام شروع کار نقاط نشانه و مبدا را با نشانه‌ها تطبیق دهد و در صورت بروز هرگونه ناهماهنگی در نشانه‌ها به مهندس مشاور و کارفرما موضوع را اطلاع دهد.

۳- صورت جلسه ورود مصالح به کارگاه

تمامی موارد مربوط به مصالح از جمله نوع و مقدار آن و همچنین زمان دریافت مصالح باید به طور کامل با مهندس ناظر صورتجلسه شود.

۴- صورت جلسه موقت احجام عملیات اجرایی

با توجه به اینکه کارفرمایان دارای وقت محدودی هستند و امکان مطالعه صورت‌جلسات را به طور منظم ندارند، از پیمانکاران درخواست می‌شود تا یک صورتجلسه کلی که تا حدودی با واقعیت کار هماهنگ باشد را تهیه کند و در اختیار کارفرما قرار دهد، البته در این حالت این صورتجلسه به طور رسمی قابل استناد نیست و بعدا باید صورت‌جلسات کامل‌تری در اختیار کارفرما قرار گیرد.

۵- صورتجلسه متره قطعی احجام عملیات اجرایی

در این مرحله پیمانکار باید صورتجلسه را با مطالب قطعی و در موعد مقرر در اختیار کارفرما قرار دهد، همچنین باید جزئیات کار نیز در صورتجلسه لحاظ شود.

۶- صورتجلسه هماهنگی ارکان پروژه

این صورتجلسه توسط مهندس مشاور تنظیم می‌شود که شامل مدیریت فنی پروژه و مباحث مالی است که یک نسخه از آن به کارفرما و نسخه دیگر به پیمانکار ارسال می‌شود.

۷- صورتجلسه مصالح پای کار

به طور کلی تمامی مصالح و دستگاه‌هایی که برای اجرای پروژه استفاده می‌شوند و یا در محل قرار دارند مصالح پای کار نامیده می‌شوند.

۸- صورتجلسه صورت‌جلسات خدمات متقابل با دیگر پیمانکاران مستقر در سایت

گاهی اوقات مشاهده می‌شود که پیمانکارانی که در دو پروژه نزدیک به هم فعالیت می‌کنند، خدماتی را به طور متقابل به یکدیگر ارائه می‌دهند. البته این فعالیت‌ها باید تحت نظر مهندس مشاور انجام شود.

۹- صورتجلسه خسارات وارده به پروژه ناشی از ایجاد حوادث

این مطلب را از دست ندهید!
تنظیم صورتجلسه آنلاین رسمی و استاندارد چه قوانینی دارد؟

اگر در حین انجام پروژه قسمتی از پروژه و یا تمام آن طی حادثه‌ای از بین برود پیمانکار موظف است تا تمام جزئیات خرابی و میزان خسارت‌های وارد شده را طی یک صورتجلسه به اطلاع کارفرما و مهندس مشاور برساند.

۱۰- صورتجلسه توقف بخشی از پروژه اجرایی ناشی از کشف اشیای عتیقه

اگر در حین انجام پروژه پیمانکار با اشیای عتیقه و یا آثار باستانی برخورد کند موظف در اسرع وقت موضوع را به اطلاع مهندس مشاور و کارفرما برساند، تا کارفرما اقدامات لازم را برای حضور نیروهای انتظامی انجام دهد. باید تمام موارد با جزئیات در صورتجلسه ذکر شود.

۱۱- صورتجلسه خدمات و نیروی انسانی متعلق به پیمانکار و در اختیار کارفرما

گاهی اوقات ممکن است که کارفرما به هنگام انجام پروژه نیازمند یک سری نیروهای انسانی و یا ماشین آلات صنعتی باشد که در پیمان قید نشده است، در این حالت تمام موارد انجام شده باید به طور کامل صورتجلسه شود.

۱۲- صورتجلسه تامین آیتم‌های تجهیز کارگاه

پیمانکار پس از شروع فعالیت خود باید اقدام به تجهیز کارگاه نماید و تمام هزینه‌های صورت گرفته در رابطه با تجهیز کردن کارگاه را صورتجلسه کند تا توسط کارفرما پرداخت شود.

۱۳- صورتجلسه فواصل حمل

یکی از نکاتی که باید در متن صورتجلسه ذکر شود فاصله حمل مصالح تا محل پروژه است و همچنین مشخص کردن نوع مسیر در رابطه با آسفالت بودن و یا خاکی بودن است.

۱۴- صورتجلسه خروج ماشین آلات و ابزار مازاد بر نیاز پیمانکار از کارگاه

تمام مصالحی که توسط پیمانکار مورد استفاده قرار می‌گیرد نباید از کارگاه خارج شوند، در برخی از موارد که بعضی از ماشین آلات مورد استفاده پیمانکار قرار نمی‌گیرد توسط مهندس مشاور صورتجلسه شده و از کارگاه خارج می‌شود.

۱۵- صورتجلسه برچیدن کارگاه

پس از اتمام فعالیت‌ها در کارگاه پیمانکار باید تمام وسایل و ابزار خود را با هزینه خود از کارگاه تخلیه کند، در غیر این صورت کارفرما توانایی ایجاد تصمیمات مختلف را در رابطه با این موضوع دارد.

۱۶- صورتجلسه قیمت جدید

یکی از مهم‌ترین صورت‌جلسات صورتجلسه قیمت است، پیمانکار و کارفرما باید بر سر قیمت به توافق برسند تا از بروز هرگونه اختلاف نظر جلوگیری شود.

۱۷- صورتجلسه برداشت‌های مشترک نقشه برداری

پیمانکار موظف است که حتما به همراه مهندس مشاور نقشه برداری‌ها را تطبیق دهد و در صورت عدم تطبیق تمام جزئیات باید صورتجلسه شوند.

۱۸- صورتجلسه تحویل موقت

زمانی که پروژه تکمیل شود پیمانکار درخواست بررسی و بهره برداری از عملیات را به مهندس مشاور می‌دهد، او نیز با انجام رسیدگی‌های لازم هیات بررسی را در محل حاضر و موارد موجود را صورتجلسه می‌کند.

۱۹- صورتجلسه رفع نواقص

اگر هیات بررسی پروژه ایرادی ببیند تمام موارد را صورتجلسه می‌کند و در اختیار پیمانکار قرار می‌دهد تا رسیدگی شود.

۲۰- صورتجلسه تحویل قطعی

در این مرحله هیات بررسی پروژه با انجام بررسی‌های مجدد صورتجلسه تحویل قطعی را تنظیم می‌کنند و صورتجلسه به کارفرما و پیمانکار ابلاغ می‌شود.

 

هزینه صورتجلسه

هزینه ثبت صورت جلسه

در زمینه صورتجلسه زمانی که تمامی موارد یادداشت می‌شود و برای ابلاغ به سازمان مرکزی آماده باشد، نباید هیچگونه بدهی مالیاتی از جانب شرکت وجود داشته باشد. بنابراین یکی از الزامات تنظیم صورتجلسه پرداخت بدهی مالیاتی است. با این حال برای اطلاع بیشتر در باره هزینه صورت جلسه می توانید با کارشناسان ما در سامانه ثبت شرکت آگاه ثبت در تماس باشید تا بصورت 24 ساعته شما را راهنمایی کنند.

 

ثبت و درخواست صورتجلسه

افرادی که در شرکت‌های رسمی فعالیت می‌کنند می‌دانند که تنظیم صورتجلسه کار پیچیده و دشواری است، امروزه می‌توان صورتجلسه را به صورت آنلاین تنظیم کرد. برای این کار کافی است با افراد متخصص در این زمینه فعالیت کنید.

 

سوالات متداول

 

صورت جلسه چیست؟

 

زمان برگزاری جلسات رسمی وغیر رسمی در شرکتها، موضوعات و مطالبی که در این جلسه در باره آن صحبت می شود، تحت عنوان صورتجلسه ارائه خواهد شد.

 

مشخصات یک صورت جلسه استاندارد چیست؟

 

کامل بودن و ذکر تمامی مواردی که در جلسه رسمی شرکتها، قصد صحبت و بررسی آنها را دارند به همراه ذکر کلیه تصمیمات، از مشخصات یک صورتجلسه کامل می باشد.

 

 

 

 

 

میانگین امتیازات ۵ از ۵
از مجموع ۲ رای
باز کردن چت
1
نیاز به مشاوره دارید؟
چت آنلاین آگاه ثبت
سلام
برای مشاوره رایگان از طریق واتس اپ کلیک کنید و منتظر پاسخ کارشناس بمانید.