شاید جمله ی بالا برای شما کمی عجیب به نظر بیاید، زیرا حتما تا به حال با مراحل پیچیده ی تنظیم صورتجلسه برخورد کرده باشید یا درباره ی آن به انجام مطالعات پرداخته باشید؛ ولی این کار وقتی توسط کارشناسان خبره ی این امر انجام شود، کار بسیار ساده ایست.
ما تمامی مراحل تنظیم صورتجلسه و مزایای تنظیم صورتجلسه ی آنلاین را برای شما شرح می دهیم و در آخر این شمایید که تصمیم میگیرید که از درخواست آنلاین تنظیم صورتجلسه ما کمک بگیرید یا خیر پس در ادامه ی مقاله با ما همراه باشید.
چرا باید به تنظیم صورتجلسه ی تغییرات شرکت بپردازیم؟
معمولا اکثر افراد پس از ثبت نمودن شرکت، به ایجاد تغییرات در شرکت اقدام میکنند. این تغییرات و تصمیمات می تواند شامل: افزایش سرمایه شرکت، تغییر آدرس شرکت، ورود عضو جدید یا خروج اعضا از شرکت، تغییر موضوع شرکت یا اضافه نمودن موضوع به فعالیت شرکت، ایجاد شعبه، تغییر نام شرکت و حتی انحلال شرکت (بستن پرونده شرکت) باشد.
ایجاد تغییرات در یک شرکت معمولا با درخواست تنظیم صورتجلسات و امضای آن توسط اعضای هیئت مدیره و سهامداران انجام می شود. سپس صورتجلسات مربوطه به اداره کل ثبت شرکت ها ارسال شده و پس از تایید کارشناس، آگهی ثبت صادر میشود و اقدام آخر، درج آگهی ثبتی در روزنامه رسمی کشور است. حال ما می خواهیم این موارد را به طور کامل برای شما شرح دهیم.
زمانی که جلسه برگزار می شود، منشی و یا دبیر جلسه وظیفه تنظیم مطالب جلسه را به عهده دارد. اما لازم به ذکر است که منشی جلسه، از اعضا می باشد که در خود جلسه حضور دارد ولی حق رأی ندارد. برای تنظیم جلسه حداقل شخصی باشد که با قوانین تجارت اشنایی داشته باشد و بر اساس حقوق و موارد تخصصی باید متن آن نوشته شود؛ که اگر یک وکیل این مسئولیت را به عهده بگیرد این کار بهتر انجام می شود.
قوانین بسیار مهم در تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت ها
قرار دادن مواردی در تنظیم صورتجلسه بسیار مهم است که الزامی است فردی که قرار است این صورتجلسه را تنظیم کند از این موارد، اطلاعات کامل داشته باشد تا به مشکل نخورید.
- قرار دادن شماره ی جلسه (بر این اساس که پشت سر هم است یا دوره ای است)
- تمامی مشخصات اعضای شرکت کننده و هیات مدیره با سمت هایشان
- دستور جلسه که به هدف تشکیل جلسه بیان می شود.
- تمامی مطالب و مواردی که در جلسه بیان می شود.
- تصمیماتی که در پایان جلسه گرفته می شود.
- مکان، زمانشروع و پایان، تاریخ و محل برگزاری جلسه به صورت کامل و دقیق
- تکلیف جلسه که در آن مطالبی از جمله ادامه داشتن جلسه و یا برگزاری مجدد بیان می شود.
لازم به ذکر است که در صورتجلسه هایی که بحث مالی یا حقوقی مطرح می شوند یا این جلسات از اهمیت بسیار بالایی برخوردارند، باید صفحات صورتجلسه توسط شرکت کنندگان امضا شود.
مطالبی که در بالا برای شما بیان کردیم، در مورد شرکت ها و سازمان هایی صادق است که توسط اداره ثبت شرکت ها به ثبت رسیده باشند؛ و حال در مواردی که در چارچوب اساسنامه قرار دارد، می توانند تغیرراتی را به وجود آورند که این تغییرات ملزم به تنظیم صورتجلسه اند.
موارد الزامی تنظیم صورتجلسه برای ثبت تغییرات شرکت ها
بر اساس ماده ی 200 قانون تجارت مصوبه ثبت تغییرات شرکت ها در موارد زیر، الزامی می باشند؛
- هرگونه تغییر در اساسنامه ی شرکت.
- تمدید کردن مدت شرکت، اضافه بر مدتی که مشخص شده است.
- انحلال یافتن شرکت؛ حتی در شرایطی که مدت زمان شرکت انقضا شده باشد.
- اضافه شدن و یا کم شدن شرکا و اعضا از شرکت.
- عوض کردن نام شرکت.
- تغییر یافتن مدیر و یا مدیران شرکت ( طبق ماده ی 58 قانون تجارت)
باتوجه به موارد ذکر شده، اعمال این گونه از تغییرات در شرکت لازم به ارائه و ثبت صورتجلسه می باشد؛ که الزامی است بر اساس موضوع تغییرات شرکت، جلسه ای برگزار شود تا همه ی موارد دارای تغییر در آن بیان شود و در صورتجلسه ثبت شود و همچنین باید در اداره ثبت شرکتها، امورات و متن صورتجلسه را ثبت نمایید. که باید طبق اصول و رعایت قوانینی انجام شود تا در پایان آگهی، تغییرات شرکت نیز صادر شده و در روزنامه رسمی کشور اطلاع رسانی شود که در این صورت، تمامی مراحل آن به صورت قانونی و دقیق انجام شده.
در ضمن برای اطلاعات بیشتر در زمینه ی موارد مهم رد شدن صورتجلسه تغییرات شرکت، می توانید مقاله ی جامع ما در این خصوص را با کلیک بر روی این کلمه مطالعه کنید.
درخواست آنلاین تنظیم صورتجلسه
امروزه با توجه به ایجاد سیستم جدید اینترنتی و آنلاین، تمامی افراد می توانند پس از اسکن مدارک (با گوشی های موبایل و نرم افزار های مربوطه) و انجام مراحل اینترنتی به راحتی اقدام به ثبت شرکت نمایند.
به همین سبب و در راستای اینترنتی شدن امور، حتی ثبت صورتجلسه ی تغییرات شرکت ها نیز اینترنتی و آنلاین شده است و افراد می بایست به جای مراجعه ی حضوری به اداره ی کل ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری از طریق سامانه ی درخواست آنلاین تنظیم صورتجلسه برای تنظیم صورتجلسه ی خود، اقدام کنند.
راه اندازی این سیستم به عنوان یکی از برنامه های سازمان ثبت و اسناد، زمینه ی تسریع و سهولت خدمات برای متقاضیان، بهینه سازی فرایندها و حرکت به سمت مکانیزاسیون کامل ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری را فراهم ساخته است تا درگیر اداره جات و کاغذ بازی های آن نیز نشویم و با پر کردن یک فرم، تمامی مراحل را به کارشناس این امر بسپاریم.
سایر مزایای طرح آنلاین شدن مراحل مربوط به ثبت شرکت و تنظیم صورتجلسه
- کاهش مراجعات حضوری متقاضیان و تجمع در اداره ی ثبت
- جلوگیری از به هدر رفتن و اتلاف زمان
- استانداردسازی و یکپارچه سازی تنظیم صورتجلسات به صورت آنلاین
- امکان دسترسی به آخرین وضعیت صورتجلسه از طریق سامانه و پیام کوتاه
- امکان پیگیری جواب درخواست ثبت شرکت ها از طریق سامانه
- انجام راهنمایی های متناسب با تصمیمات متعدد جهت ارایه مدارک مورد نیاز
ایجاد تغییرات در شرکت ها بر 3 اساس طبقه بندی می شود
- مجمع عمومی عادی.
- مجمع عمومی فوق العاده.
- هیات مدیره.
هرکدام از این مجتمع ها، وظایفی بر عهده دارند که تک تک به بررسی آنها می پردازیم:
صورتجلسه ی مجمع عمومی فوق العاده
این مجمع، با حضور یافتن اعضای مجمع تشکیل می گردد و در صورتی که اعضا در آن حضور داشته باشند به صورت 100 درصد رسمیت می یابد؛ و در صورتی که حضور اعضا اکثریت باشد با توجه به مواردی که در اساسنامه شرکت بیان شده است قابل قبول می باشد. در این جلسات رای گیری با اکثریت اعضا به تصویب می رسد. در تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی به طور فوق العاده، اعضای هیئت مدیره و بازرسان روزنامه کثیرالانتشار و صورتهای مالی شرکت قابل تایید و تصویت می باشد. بر اساس اساسنامه شرکت صورتجلسه مجمع عمومی به طور فوق العاده رسمیت یافته که با حضور اعضا و سهامدارن و شرکا تنظیم می شود .
وظایف مجمع عمومی فوق العاده
- مواردی که در اساسنامه قابل تغییر می باشند (مانند تغییر ی در نام شرکت و موضوع شرکت و محل شرکت)
- کاهش و یا افزایش یافتن سرمایه شرکت.
- تغییر در تعداد مدیران و هم چنین مدت خدمت آنها به شرکت و تعیین بازرسان مجموعه.
- اجازه صادر کردن اوراق قرضه.
- به وجود آوردن سهام ممتازه.
- انحلال شرکت.
تنظیم کردن صورتجلسه های مجمع عمومی فوق العاده
- عنوان صورتجلسه: صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده.
- مشخصات شرکت: نام و نوع حقوقی و شماره ثبت شرکت درج شود.
- میزان سرمایه ی اولیه ثبتی شرکت درج گردد.
- زمان، تاریخ و محل برگزاری جلسه مجمع قید گردد.
- تعداد حضار شرکت کننده و سمت هرکدام از آنها قید گردد.
- برای شرکت های سهامی باید اعضای هیئت رئیسه به همراه سمت نوشته و تعیین شوند.
- درج تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تغییرات اساسنامه شرکت و یا مواردی که در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده بوده و با نوشتن دقیق جزئیات.
- تصمیماتی که در این مجمع اخذ می شود که در مورد تغییراتی در اساسنامه شرکت می باشد و یا بصورتی باشد که در صلاحیت و تأیید مجمع عمومی فوق العاده باشد و با درج جزئیات آن به صورت صورتجلسه نوشته شود.
تنظیم کردن صورتجلسه هیات مدیره
زمانی که اعضای هیئت مدیره انتخاب شدند، باید جلسه مجمع عمومی سالیانه و یا بطور فوق العاده با حضور اعضای فوق تشکیل گردد؛ در این مجمع سمت اعضا به همراه حق امضا بودن آنها تعیین می گردد. و همچنین باید وظایف مدیرعامل و حیطه اختیارات و کاری آن معین گردد. در نتیجه نتایج این جلسه به صورتجلسه تنظیم شده، ضمیمه شود و در نهایت برای اداره ثبت شرکت ها ارسال شده که جزء مدارک ثبتی شرکت قرار گیرد.
در نتیجه نکات ذیل را برای تنظیم صورتجلسه هیات مدیره رعایت نمایید:
- توجه به عنوان صورتجلسه و درج آن در بالای صفحه صورتجلسه هیات مدیره.
- کلیه مشخصات شرکت از جمله نوع حقوقی، نام شرکت و شماره ثبت آن به همراه میزان سرمایه اولیه.
- محلی که جلسه برگزار شده به همراه تاریخ و ساعت برگزاری آن به صورت دقیق.
- تعداد اعضای شرکت کننده و حضار با ذکر سمت هر کدام.
- در صورت دعوت از طریق آگهی روزنامه، ذکر روزنامه و مفاد دعوت و تاریخ آن.
- در صورتی که مدیر عامل هیات مدیره انتخاب شده و یا خیر، مشخص گردد .
- حق امضا و اشخاصی که مجاز به امضا می باشند تعیین شود.
مراحل ثبت تغییرات و تنظیم آنلاین صورتجلسه
مرحله ی اول: کامل کردن اطلاعات شرکت
- وارد نمودن شناسه ملی شرکت در قسمت مربوطه
- وارد نمودن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت در صورت نداشتن شناسه ملی.
مرحله دوم: وارد کردن اطلاعات جلسه
- تعیین نوع صورتجلسه با توجه به نوع شرکت( مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی، فوق العاده و..)
- مشخص نمودن حد نصاب جلسه مبنی بر حضور تمامی اعضای شرکت و یا اکثریت اعضا
- تکمیل مشخصات متقاضی ( نام، نام خانوادگی، شماره ملی، و…)
- مشخص نمودن سمت متقاضی مبنی بر اینکه اصیل باشد یاوکیل
- مشخص نمودن تاریخ برگزاری جلسه
- وارد کردن ساعت شروع و پایان در جلسه در قسمتهای مربوطه و رعایت تقدم و تأخر ساعات جلسه چنانچه در یک روز چند جلسه تشکیل شده باشد
- کلیک بر روی کلید پذیرش موقت
- دریافت شماره 19 رقمیتعیین مشخصات و سمت امضا کننده دفتر
مرحله سوم: ورود تمامی تصمیمات جلسه
- انتخاب تصمیم مورد نظر از فهرست نوع تصمیم و سپس انتخاب کلید افزودن تصمیم جلسه
مرحله چهارم: مشخص نمودن نام های درخواستی، در صورتی که در موضوع جلسه تغییر نام وجود داشته باشد
- مشخص نمودن اولویت به ترتیب اسامی ( نباید بیش تر از پنج اسم باشد)
- تایپ اسم مورد نظر در فیلد درخواستی
مرحله پنجم: وارد کردن اشخاص جلسه به طور کامل
- مشخص نمودن اعضای حاضر در جلسه و سمت آنها در جلسه( وکیل، سهامدار…)
- وارد نمودن اطلاعات شخص ( نام، نام خانوادگی، شماره ملی، نام پدر، تابعیت …)
- وارد کردن شماره ملی شخص در صورت ایرانی بودن و شماره گذرنامه در صورت غیر ایرانی بودن
- وارد کردن نام شخص، شناسه ملی و شماره ثبت در صورت حقوقی بودن شخص
درخواست آنلاین تنظیم صورتجلسه
ادامه ی مراحل ثبت تغییرات و تنظیم آنلاین صورتجلسه
مرحله ششم: درج سمت اشخاص جلسه به طور دقیق
- تعیین اشخاص جلسه
- انتخاب سمت در شرکت از فهرست مربوطه
- انتخاب سمت در جلسه
مرحله هفتم: تعیین ارتباط اشخاص جلسه ( نماینده سهامدار بودن یا وکیل سهامدار بودن)
- انتخاب گزینه نماینده یا وکیل
- انتخاب نوع نمایندگی ( وکیل، وصی، قیم ..) از فهرست مربوطه
- انتخاب موکل
- انتخاب گزینه ی ثبت ارتباط اشخاص
مرحله هشتم: در این مرحله متقاضی باید مدارکی که بنا به تصمیمات انتخاب شده و نوع صورتجلسه، تهیه شده را ارایه کند
مرحله نهم: تایپ متن صورتجلسه عینا و دقیقا
- تایپ متن صورتجلسه در این صفحه و استفاده از متون پیش فرض از سامانه
اغلب بدلیل اینکه تنظیم و ثبت صورتجلسات و مخصوصا ثبت در سامانه اداره کل ثبت شرکتها کار آسانی نیست، اکثر شرکت ها جهت انجام این کار با مشاورین موسسه حقوقی آگاه ثبت تماس گرفته و با خیال راحت کلیه مراحل این کار را به کارشناس و وکیل این کار می سپارند.
راهنمای ثبت تغییرات شرکت ها
در قسمت زیر راهنمای ثبت تغییرات به صورت کامل و واضح برای شما بیان شده است.
به ترتیب نوع شرکت، عنوان صورتجلسه و عنوان تصمیمی که برای ثبت تغییرات انجام می دهید و در نهایت مدارک و مواردی که باید رعایت شود.
نوع شخصیت حقوقی :
شرکت با مسئولیت محدود
عنوان صورتجلسه :
مجمع عمومی فوق العاده
عنوان تصمیم :
تصمیم افزایش سرمایه (از طریق افزایش سهم الشرکه)
مدارک مورد نیاز/ مواردی که باید رعایت شود :
- ارائه صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده به امضاء کلیه شرکاء .
- ارائه لیست شرکاء و میزان سهم الشرکه آنها (قبل و بعد از افزایش سرمایه ) با امضاء کلیه شرکاء .
- ارائه کپی مصدق شناسنامه و کارت ملی شرکاء جدید .
- ارائه برگ نمایندگی, نمایندگان اشخاص حقوقی درصورتیکه شرکاء شرکت اشخاص حقوقی می باشند .
- درصورتیکه جلسه با حضور اکثریت شرکاء تشکیل شده ارائه اصل اگهی دعوت مطابق اساسنامه شرکت و با رعایت موارد مواد ۶ و قانون تجارت الزامی می باشد .
- در صورتیکه محل افزایش سرمایه غیرنقدی می باشد ارائه تقویم سرمایه غیر نقد به امضاء کلیه شرکاء
- درصورت لزوم ارائه مجوز از مراجع ذیصلاح
نوع شخصیت حقوقی :
شرکت با مسئولیت محدود
عنوان صورتجلسه :
مجمع عمومی شرکاء
عنوان تصمیم :
تصمیم افزایش سرمایه ( از طریق افزایش سهم الشرکه )
مدارک مورد نیاز/ مواردی که باید رعایت شود :
- ارائه صورتجلسه مجمع عمومی شرکاء به امضاء کلیه شرکاء
- ارائه لیست شرکاء و میزان سهم الشرکه آنها (قبل و بعد از افزایش سرمایه ) با امضاء کلیه شرکاء .
- ارائه کپی مصدق شناسنامه و کارت ملی شرکاء جدید .
- ارائه برگ نمایندگی, نمایندگان اشخاص حقوقی درصورتیکه شرکاء شرکت اشخاص حقوقی می باشند .
- درصورتیکه جلسه با حضور اکثریت شرکاء تشکیل شده ارائه اصل اگهی دعوت مطابق اساسنامه شرکت و با رعایت موارد مواد ۶ و قانون تجارت الزامی می باشد .
- در صورتیکه محل افزایش سرمایه غیرنقدی می باشد ارائه تقویم سرمایه غیر نقد به امضاء کلیه شرکاء.
- در صورت لزوم ارائه مجوز از مراجع ذیصلاح
درخواست آنلاین تنظیم صورتجلسه
نوع شخصیت حقوقی :
شرکت با مسئولیت محدود
عنوان صورتجلسه :
مجمع عمومی فوق العاده
عنوان تصمیم :
تصمیم افزایش سرمایه ( از طریق ورود شریک جدید )
مدارک مورد نیاز/ مواردی که باید رعایت شود :
- ارائه صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده به امضاء کلیه شرکاء .
- ارائه لیست شرکاء و میزان سهم الشرکه آنها (قبل و بعد از افزایش سرمایه ) با امضاء کلیه شرکاء .
- ارائه کپی مصدق شناسنامه و کارت ملی شرکاء جدید .
- ارائه برگ نمایندگی , نمایندگان اشخاص حقوقی درصورتیکه شرکاء شرکت اشخاص حقوقی می باشند .
- درصورتیکه جلسه با حضور اکثریت شرکاء تشکیل شده ارائه اصل اگهی دعوت مطابق اساسنامه شرکت و با رعایت موارد مواد ۶ و قانون تجارت الزامی می باشد .
- در صورتیکه محل افزایش سرمایه غیرنقدی می باشد ارائه تقویم سرمایه غیر نقد به امضاء کلیه شرکاء
- درصورت لزوم ارائه مجوز از مراجع ذیصلاح
نوع شخصیت حقوقی :
شرکت با مسئولیت محدود
عنوان صورتجلسه :
مجمع عمومی شرکاء
عنوان تصمیم :
تصمیم افزایش سرمایه (از طریق ورود شریک جدید )
مدارک مورد نیاز/ مواردی که باید رعایت شود :
- ارائه صورتجلسه مجمع عمومی شرکاء به امضاء کلیه شرکاء
- ارائه لیست شرکاء و میزان سهم الشرکه آنها (قبل و بعد از افزایش سرمایه ) با امضاء کلیه شرکاء .
- ارائه کپی مصدق شناسنامه و کارت ملی شرکاء جدید .
- ارائه برگ نمایندگی , نمایندگان اشخاص حقوقی درصورتیکه شرکاء شرکت اشخاص حقوقی می باشند .
- درصورتیکه جلسه با حضور اکثریت شرکاء تشکیل شده ارائه اصل اگهی دعوت مطابق اساسنامه شرکت و با رعایت موارد مواد ۶ و قانون تجارت الزامی می باشد .
- در صورتیکه محل افزایش سرمایه غیرنقدی می باشد ارائه تقویم سرمایه غیر نقد به امضاء کلیه شرکاء.
- درصورت لزوم ارائه مجوز از مراجع ذیصلاح
خب به پایان این مقاله رسیدیم و امیدوارم که خستتون نکرده باشم!
در صورتیکه برای تنظیم صورتجلسه و ثبت تغییرات شرکت، لازم است که به این مقاله مسلط شوید. برای گرفتن مشاوره و یا حتی راه آسانتر، درخواست آنلاین تنظیم صورتجلسه می توانید با پر کردن فرم در آن صفحه، این کار پیچیده و دشوار را به کارشناسان خبره ی ما در موسسه حقوقی آگاه ثبت، بسپارید.
دیدگاه های دیگران
هیچ نظری وجود ندارد.