تحریر دفاتر تجاری چه هزینه هایی در بر دارد؟

دفاتر قانونی به دفاتر کل، روزنامه و مشاغل گفته می شود که هر شرکت، موسسه و یا سازمان که ملزم به پرداخت مالیات در حیطه کاری خود می باشد برای ثبت روند مالی شرکت باید به تحریر آنها بپردازد تا پس از تکمیل آن به اداره مالیاتی تحویل داده شود. چنانچه تحریر دفاتر مطابق با قوانین لازمه باشد، محاسبه مالیات به صورت خود اظهاری صورت می گیرد ولی اگر در تحریر دفاتر ضوابط قانونی رعایت نشود، مالیات به صورت علی الراس در نظر گرفته می شود. لذا، تحریر دفاتر قانونی امری است مهم که می بایست به دقت مورد بررسی قرار گیرد. نوشتن دفاتر حسابداری بر همه ی اشخاص حقیقی و حقوقی که دارای فعالیت اقتصادی هستند الزامی می باشد. تحریر دفاتر حسابداری بسیار کار تخصصی و دشوار می باشد که از عهده هر شخصی و حسابدار بر نمی‌آید و باید برای ثبت دفتر روزنامه و دفتر کل از رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی اطلاع داشته باشیم و بتوانیم اینها را به صورت صحیح تفکیک و وارد دفاتر نماییم. خدمات تنظیم اظهارنامه مالیاتی و پرداخت هزینه تحریر دفاتر تجاری با توجه به آخرین قوانین مالیاتی و بخشنامه های سازمان امور مالیاتی توسط موسسه حقوقی آگاه ثبت در کوتاه ترین زمان و با کمترین هزینه ارائه می گردد.

انواع دفاتر تجاری

تحریر دفاتر قانونی به چند بخش تقسیم می‌شود که در این قسمت از مقاله ما انواع دفاتر تجاری و قانونی را برای شما بیان کرده ایم. انواع دفاتر تجاری عبارتند از:

دفتر روزنامه

ماده ٣ آیین نامه “نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر” دفتر روزنامه را چنین تعریف می نماید : ” دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلا استثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند”.

دفتر کل

دفتر کل تصویر کلی یا خلاصه ای تفکیک شده از دفتر روزنامه است که در آن معاملات تاجر اعم از خرید، فروش، مطالبات یا دیون تحت نظم و عنوان حساب های مشخص، به ترتیب وقوع به ثبت می رسد. ماده ٨ ق.ت در تعریف دفتر کل می گوید : ” دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه ثبت کند”.

دفتر دارایی

برابر ماده ٩ ق.ت دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد. امروزه عملاَ در بنگاه های تجاری این دفاتر به علت آنکه عملیات سالیانه تاجر یا شرکت تجاری به صورت ترازنامه تنظیم می گردد، اهمیت خود را از دست داده است.

دفتر کپیه

در این دفتر برابر ماده ١٠ ق. ت : ” باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره تاجر یا شرکت تجاری به ترتیب تاریخ، ثبت گردد و همچنین بنا به تبصره ماده مذکور کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده نیز باید به ترتیب تاریخ ورود، مرتب و در پوشه مخصوص ضبط گردد”. امروزه بنگاه های تجاری از سیستم تایپ و بایگانی پیشرفته به جای دفتر کپیه استفاده می نمایند.

دفتر ثبت تجاری

بنا به دستور ماده ١۶ ق.ت : اگر تاجر ایرانی یا خارجی بخواهد در ایران شغل معمولی خود را اعمال تجاری قرار دهد، مکلف به ثبت نام خود در دفتر ثبت تجاری می باشد، در غیر این صورت متخلف به جزای نقدی خواهد شد. بر اساس ماده ١٨۴ قانون مالیات های مستقیم ، اصلاحیه مورخ ١٣٨٠/١١/٢٧ ادارات ثبت مکلفند در آخر هر ماه فهرست کامل شرکت ها و موسساتی را که در طول ماه به ثبت می رسند و تغییرات حاصله در مورد شرکت ها و موسسات موجود و نیز نام اشخاص حقیقی یا حقوقی را که در دفتر قانونی به ثبت رسانیده اند، با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به اداره امور مالیاتی محل اقامت موسسه ارسال دارند.

تحریر دفاتر تجاری

همه شرکتها بدون استثنا هر ساله دفاتر کل و روزنامه را با شرایط زیر از طرف اداره ثبت شرکتها دریافت می نمایند:

1. ابعاد دفاتر کل و روزنامه در کل کشور، در ابعاد یکسان می باشد.
2. دفاتر کل و روزنامه از طرف اداره ثبت شرکتها پلمپ می شود.
3. دفاتر کل و روزنامه شماره ثبت و تاریخ ثبت در اولین صفحه سفید و آخرین صفحه سفید به خود میگیرد که قبلا این شماره و تاریخ با مهر اداره ثبت شرکتها به صورت دستی نوشته می شد و در حال حاضر به صورت یک برچسب بزرگ بارکد دار و به صورت چاپی انجام می شود ضمنا شماره و تاریخ دفتر کل و روزنامه یکی می باشد.
4. دفاتر کل و روزنامه به صورت یک جلد از هر کدام برای هر سال مالی (از ابتدای فروردین تا پایان اسفند) صادر می شود مگر اینکه شرکت در خواست مجددی داشته باشد.
5. در حال حاضر سفارش این دفاتر از طریق مراجعه به شعب پستی و ارائه مدارک لازم انجام شده که اداره پست پس از دریافت این دفاتر آن را به شرکت تحویل می دهد.
6. در مورد تعداد صفحات دفاتر همزمان با سفارش می توان مشخص نمود :۵۰برگی، ۱۰۰ برگی، ۲۰۰برگی.

نکته:حتما می بایستی دفاتر هر سال قبل از شروع فعالیت مالی دریافت شود اگر شرکت ما از فروردین فعالیت مالی دارد بایستی تا پایان اسفند ماه سال گذشته دفاتر را سفارش داده باشد چنانچه تاریخ ثبت دفتر پس از تاریخ سند اول ما باشد دفاتر رد می شود.

شفارش آنلاین دفاتر پلمپ یکی از خدمات اینترنتی آگاه ثبت است که برای شما متقاضیان تعبیه شده تا شما عزیزان بتوانید به صورت اینترنتی به تحریر این دفاتر بپردازید و همچنینی هزینه تحریر دفاتر شما پایین بیاید.

موارد رد شدن دفاتر تجاری

• اگر دفاتر تجاری فاقد پلمپ باشد یا پلمپ آن باز شده باشد و یا اینکه صفحاتی از دفتر خالی بوده یا کنده شده باشد در این صورت دفاتر مورد قبول واقع نشده و رد می گردند.
• اگر در زمان بازرسی ممیزین مالیاتی کشف شود که رویداد های مالی خاصی در دفاتر ثبت نشده و عمدا یا سهوا پنهان کاری شده است در این صورت هم دفاتر مرجع محاسبه مالیات قرار نخواهد گرفت.
• حاشیه نویسی در دفاتر ممنوع است، یعنی اینکه برخی معاملات یا رویدادهای مالی اعم از کوچک یا بزرگ در حاشیه دفاتر نوشته شوند. این کار باعث رد دفاتر قانونی می گردد.
• بین سطور نویسی هم باعث رد دفاتر می گردد. بین سطور نویسی یعنی محاسبات خارج از خط و بین دو خط نوشته شود طبق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی رویداد های مالی فقط باید روی سطور نوشته شوند.
• اگر اشتباهات محاسباتی با تیغ خراشیده شده یا خط زده شود خلاف مقررات است و باعث رد دفاتر قانونی میشود برای اصلاح اشتباهات باید روی آن را با خودکار قرمز خط کشیده و محاسبات درست را بالای آن بنویسید.
• اگر مشخص شود دفاتر روزنامه و دفتر کل در زمان مشخص شده تحریر نشده اند و با تاخیر این کار انجام شده است ممیزین می توانند دفاتر را رد نموده و شرکت را علی الراس کنند.
• شرکت هایی که شعب متعدد دارند اگر حساب های شعب خود را وارد دفاتر دفتر مرکزی نکنند مرتکب خلاف شده و دفاترشان رد می گردد.
• همه دفاتر قانونی در هنگام بازرسی ممیزین باید ارائه شود و مخفی کردن برخی از آنها جرم بوده و دفاتر دیگر را هم از اعتبار ساقط می کند.
• دفاتر پلمب شده هر سال باید برای همان سال مورد استفاده قرار بگیرد و استفاده از دفاتر سال قبل برای سال بعد ممنوع است.
• شرکت ها و بنگاههای اقتصادی که به طور همزمان هم از نرم افزار و هم از دفتر برای ثبت رویدادهای مالی خود استفاده می کنند باید اطلاعات هر دو با هم مطابقت داشته باشد در غیر این صورت باعث رد دفاتر قانونی آنها میشود.

شرایط تحریر دفاتر تجاری

• دفاتر باید به درستی پلمپ شده و کاملا صفحات شماره گذاری شوند و شماره به ترتیب و مرتب باشند .
• دفاتر نباید با مداد یا هر وسیله ای که به مرور زمان نوشته ها پاک شود تحریر گردد بهتر است با خودکار مشکی نوشته شده و یا اینکه اگر می خواهید با مداد بنویسید باید بعدا با خودکار مشکی روی نوشته ها را پررنگ کنید.
• دفاتر باید طوری تنظیم شوند که امکان تهیه ترازنامه و محاسبه سود زیان از اطلاعات وارده وجود داشته باشد.
• ستون هایی که در هر یک از این دفتر ها لازم است باید وجود داشته باشد مثلا ستون هاب حساب های بدهکار و بستانکار یا ردیف مانده در دفتر کل و غیره باید به روشنی و به تفکیک تحریر شده باشند.
• کلیه اطلاعات مربوط به دارایی ها و هزینه ها باید در دفاتر دارایی و هزینه ثبت گردد و چیزی از قلم نیفتد.
• تاریخ معاملات و رویداد های مالی باید به ترتیب در همه دفاتر رعایت شود.
• دفتر روزنامه باید به صورت روزانه و دفتر کل به صورت ماهانه یا حداکثر ۱۵ روز بعد از پایان هر ماه تحریر گردند و این کار به تاخیر نیفتد.
• شرکت ها و بنگاههای اقتصادی که دارای چندین شعبه می باشند باید حساب های شعبه های فرعی را روزانه و حداکثر ماهی یکبار در دفاتر قانونی شعبه مرکزی منتقل نمایند.
• با پیشرفت تکنولوژی امکان ثبت حساب ها در دفاتر قانونی از طریق نرم افزارهای طراحی شده بوجود آمده است البته اگر می خواهید از این نرم افزارها استفاده کنید باید این کار به تایید سازمان امور مالیاتی برسد.

حق الزحمه تحریر دفاتر قانونی

از جمله خدمات حسابداری مهمی که می توان نام برد هزینه تحریر دفاتر می باشد. این کار از حساسیت بالایی برخوردار است، چرا که این دفاتر باید به دقت تحریر شده و بر اساس آنها به سایر حسابها رسیدگی شود. چنانچه این کار به صورت اصولی باشد هزینه زیادی در بر ندارد. یکی از شرکتهای بزرگی که تحریر دفتر قانونی را با دقت و تضمین لازم ارائه می دهد موسسه حقوقی آگاه ثبت است. به دلیل حجم بالای تقاضای مودیان در زمینه مالی و مالیاتی، جهت دریافت خدمات مورد نیازتان با کارشناسان این مجموعه، هماهنگی لازم را به عمل آورید تا شما را از هزینه تحریر دفاتر تجاری با خبر سازند.